Gestión del cambio generacional en el Ayuntamiento de Collado Mediano”

Entrada original publicada en elnuevofuncionarioconhabilitaciondecaracternacional.wordpress.com

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Hoy, con cierto retraso horario debido la constitución los Ayuntamientos de España tras las pasadas elecciones del día 26 de Mayo, quiero compartir un problema en materia de Recursos Humanos municipales como es “el relevo generacional” en la vertiente de “salida” de los empleados públicos que alcanza la edad de jubilación.

El problema como ha quedado más que demostrado es principalmente la avanzada edad de los empleados públicos en el conjunto de las Administraciones Públicas, y dentro del marco de administraciones públicas también en el Ayuntamiento de Collado Mediano.

Además, una vertiente de la misma es la pérdida de conocimiento a la vista de las incorporaciones de nuevo ingreso que se van a producir precisamente por la jubilación de los empleados mencionados.

Es un escenario por tanto de GRAN RELEVO GENERACIONAL.

Ante este escenario los principales retos que tenemos que afrontar son:

1.- Hacer atractivo el trabajo en la administración. Conseguir talento joven para las administraciones públicas.

2.- Mejorar la definición de los puestos de trabajo al producirse el relevo.

3.- Desarrollar planes de acogida a los nuevos empleados. “welcome Kit”

4.- Transvasar el conocimiento “intrínseco” de la organización entre generaciones.

Para superar estos retos, además de un relevo ordenado con las propuestas que vamos a presentar hay que modernizar  las administraciones dado que se está produciendo la tormenta perfecta para que, con medidas con poco coste económico, simples y de implementación rápida se consiga de manera transversal resolver varios retos a la vez.

Este reto de relevo generacional es una realidad que además a diferencia de otras medidas en materia de personal es del agrado de los empleados y tiene buena aceptación en su implantación.

Insistimos en la idea fuerza de sumar a los nuevos talentos a la modernización administrativa, las ganas y la vitalidad de las nuevas personas que entran a formar parte de la administración con vocación de servicio público puede ser más aceptada y realizada de mejor manera si se tiene en cuenta, se planifica y se implementa.

HERRAMIENTAS PROPUESTAS

Para poder acometer la mejora de relevo intergeneracional en el Ayuntamiento de Collado Mediano hemos definido tres tipos de herramientas que en función del número de personas que ingresen en el Ayuntamiento como de las que cesen su relación laboral se podrán usar adaptándose a los movimientos anuales en plantilla.

a) PROYECTOS INDIVIDUALIZADOS

En un municipio del tamaño de Collado Mediano, nos parece que en primer lugar debemos acudir a proyectos individualizados.  Los proyectos individualizados tienen como protagonista a las persona que va a jubilarse y abandonar la organización.

Teniendo en cuenta el puesto de trabajo que han desarrollado a lo largo de su carrera profesional, las inquietudes de la persona, su “expertising” desde el Área de Recursos Humanos se plantea de forma voluntaria un “proyecto” que por un lado sirva de agradecimiento a la persona que se jubila, haga más llevadero su último año de trabajo y por último sirva para retener el conocimiento de esa persona en la organización de forma ordenada.

Esta herramienta, puede utilizarse de forma independiente o relacionada con el resto de herramientas.  Se adjunta anexo con un modelo de proyecto individualizado.

b). ENCUENTROS INTERGENERACIONALES

Los encuentros intergeneracionales cuyas primeras experiencias se han realizado dentro del Instituto Andaluz de Administración Pública:

http://www.juntadeandalucia.es/institutodeadministracionpublica/servlet/descarga.html?up=127087

Estos encuentros suponen que se den dos circunstancias que normalmente “deberian” de venir acompañadas, que es la preparación de la sustitución de un empleado cuando se va a jubilar teniendo perfectamente preparado el sistema de relevo.  Estamos acostumbrados a convocar los procesos de selección para cubrir vacantes cuando estas ya se han producido. Esto es una práctica errónea, lo natural sería haber iniciado el proceso cuando se conoce que se va a producir la baja y por lo tanto que la sustitución sea casi simultánea.

Con esa premisa, se plantea hacer un encuentro en el que la persona que ha abandonado la organización se “encuentre” con las personas que están trabajando en su misma área, sean sus sustitutos o no pero que hagan las mismas funciones y competencias para en un ambiente distendido transferir conocimiento interno y extraoficial.

Esta herramienta resulta útil en puestos de trabajo en los que hay más de una persona que realiza las mismas tareas, en el caso del IAAP fue con ingenieros de Montes, pero en el Ayuntamiento de Collado Mediano puede hacerse perfectamente con auxiliares, administrativos, administrativos, monitores deportivos, profesores, conserjes, peones etc…

c)      MENTORING

El mentoring podría ser una herramienta mezcla de las dos anteriores, en este caso el foco se coloca en la persona que ingresa en la Administración y formaría parte de ese “welcome pack” que toda organización debería de tener establecido.

Consiste en asignar un “mentor” a ser posible senior, con mucha experiencia y que este próximo a su jubilación para que “acompañe” física y profesionalmente al nuevo empleado municipal, de forma que por un lado se mejore la eficiencia en los plazos en los que un nuevo empleado puede empezar a trabajar a pleno rendimiento y por otro se trabaja la transferencia de conocimiento de la organización, así como también mejora el ambiente de trabajo.

La supervisión y la elección de las parejas se realizaría por el Área de personal buscando que los mentores sea un buen ejemplo para los recién llegados.

El objetivo del mentoring se plasmará en un informe y una valoración hecha por los participantes.

CONCLUSIÓN

Nos encontramos con una realidad administrativa estimulante y apasionante en materia de recursos humanos, porque asistimos a un cambio de paradigma en parte forzado por el paso del tiempo y del sistema.  Los retos a corto y medio plazo son muy muy claros: jubilaciones masivas, nuevas formas de selección de empleados públicos y convocatorias de ofertas de empleo público sino masivas si muy amplias. En resumen dos ríos (jubilaciones y nuevos ingresos) que van a parar al mar de las administraciones públicas.  Para afrontar este reto con un valor añadido (el de la gestión el conocimiento) es muy necesario instaurar prácticas de relevo intergeneracional como las propuestas para el Ayuntamiento de Collado Mediano, que como hemos expuesto son:  baratas, sencillas y crean buen ambiente administrativo.

ANEXO I: Proyecto “Collado Mediano en Fiestas”

Proyecto individualizado jubilación de Buenaventura Esteban auxiliar administrativo de registro

CRONOGRAMA (tiempos)

 

Ámbito: Libro de Festejos con una recopilación de fotos, carteles taurinos y programa de fiestas para recordar la gran riqueza cultural del pueblo de Collado Mediano y sus gentes.

 

Primera Fase del proyecto: EL TRABAJO DOCUMENTAL

  1. RECOPILAR CARTELES TAURINOS Y PROGRAMAS DE FIESTAS en el Archivo Municipal. Con ayuda de una guía fácil que le facilitará la responsable de Archivo. 45 días aprox
  2. PONER HOJAS DE AVISO “PRESTADO”, siempre en color rojo, en los legajos de donde se saque la documentación, para volver a colocarlos en su lugar una vez terminado el trabajo. Trabajo simultaneo con el punto 1
  3. ESCANERAR LOS DOCUMENTOS, FOTOS, FOLLETOS, CARTELES, ETC. Se puede utilizar el escáner EPSON GT15000 que se haya en el departamento de urbanismo, y que se utilizó para digitalizar los fondos del Archivo Fuenterroca. Dependiendo del volumen de documentación que se encuentre, entre dos y tres meses.
  4. PASAR LAS FOTOS A UN POWER POINT (hacer ajustes de tamaño y recortes en las fotos) 45 días aprox.
  5. DESCRIBIR BREVEMENTE CADA DOCUMENTO: Anotar el año, acontecimiento, sucesos importantes o curiosos, etc.  Trabajo simultaneo con el punto 4
  6. PASARLO A PDF
  7. IMPRIMIR (hacer pruebas de impresión)
  8. ENCUADERNAR

(Estos tres puntos entre una y dos semanas)

Segunda Fase del proyecto: EXPOSICIÓN Y PUESTA EN VALOR

También se puede Recabar fotos o documentos fuera del archivo con vecinos del Municipio que conozcan bien el pueblo o hayan vivido en él durante muchos años para enriquecer la exposición final.

 

 

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