Cuando todo esto acabe, las PYMEL ¿Qué?

Entrada original publicada en elnuevofuncionarioconhabilitaciondecaracternacional.wordpress.com

Pequeñas y Medianas Entidades Locales durante la crisis el Coronavid-19

De nuevo traemos una colaboración en este blog, que espero que os guste. Se trata de Pilar Moreno, compañera de promoción e influencer por las redes sociales públicas y de administración. De está forma seguimos poniendo de manifiesto que las nuevas generaciones de #FHCN vienen con ganas y pegando fuerte como ya hicimos en este blog con Consuelo Doncel y Rafael Sanchéz. ¡¡¡¡ si alguno más se anima que me escriba que tiene este espacio abierto¡¡¡¡.

Sin más preámbulos os dejo con la aportación de Pilar al escenario de crisis sanitaria en la que nos encontramos, desde el punto de vista de las #PYMEL:

“La llegada de la pandemia del COVID19 ha venido a sacudir la administración pública española en general y a las PYMEL (pequeñas y medianas entidades locales) en particular y nos ha hecho darnos cuenta de nuestras debilidades y amenazas, así como las fortalezas y oportunidades de nuestras organizaciones en materia de gestión de crisis, comunicación y teletrabajo, entre otros.

Aquellas administraciones que ya tenían planificadas y en marcha estrategias en el ámbito del teletrabajo, un equipo de comunicación bien articulado e implementado, con experiencia en la ejecución de planes de comunicación, les habrá permitido poner de manifiesto su buen hacer y la importancia de estas herramientas a la hora de afrontar el día a día a la que está situación nos ha abocado.

Pero otras organizaciones, sin duda mucho más pequeñas y sin apenas recursos personales y materiales, ni asistencia de ninguna índole, como puede ser el caso de una gran cantidad de PYMELs, con una plantilla mermada en el ámbito administrativo, o casi inexistente;  han tenido que articular a marchar forzadas, sin planificación previa, al no ser considerada una prioridad por el órgano decisor de la misma, una estrategia de gestión de crisis y teletrabajo a partir de la nada y con las únicas herramientas disponibles para ello:

  • El espíritu resolutivo y proactivo del empleado público, funcionario de la administración local con habilitación de carácter nacional, técnico o auxiliar administrativo que tuviera conocimientos informáticos ante la  imperiosa necesidad de que la administración continúe funcionando y prestando los servicios esenciales, cumpliendo con las medidas de seguridad implantadas por la autoridad sanitaria.
  • Las ganas de afrontar el reto de la puesta en marcha del teletrabajo en una pequeña organización como son las PYMEL.
  • La confianza en que los compañeros, habilitados nacionales y técnicos de otras administraciones públicas están y estarán cuando se les necesite.

En definitiva, las herramientas que un FHCN de una PYMEL puede utilizar para el ejercicio de nuestras funciones reservadas y gestiones de los más variopintas prestando un buen servicio público al ciudadano en la situación a la que nos ha abocado la pandemia y posterior confinamiento derivado del COVID19.

La necesidad de continuo aprendizaje y formación que embulle a todo Habilitado nacional me hizo inscribirme en el MOOC de Dirección Pública. Introducción, del Instituto Andaluz de Administración Pública, de la Junta de Andalucía antes de que toda esta situación se hiciera patente y me está prestando enseñanzas y herramientas muy útiles para afrontar la situación de las PYMEL tras la crisis, de una manera más eficaz.

Ante la situación en la que vivimos en la actualidad, de constante cambio, la planificación existente ha saltado por los aires y es momento de plantear los retos del futuro reflexionando sobre la visión, la misión y los valores que han de impregnar nuestra administración pública y la herramienta que nos permite tal actuación es la planificación estratégica del futuro postcovid19 en una PYMEL.

El análisis DAFO, tan conocido, es la herramienta que permite elaborar un análisis del entorno y ayuda a la toma de decisiones en un futuro, permitiendo conocer la viabilidad de un proyecto estratégico que se plantee, desarrollando un análisis interno y externo de la organización.

Un paso más allá en el camino del proyecto estratégico es el análisis CAME, que permite definir las acciones a realizar a partir de los resultados del DAFO, asociar cada debilidad, amenaza, fortaleza, amenaza y oportunidad con acciones para corregir, afrontar, mantener y explotar las mismas, teniendo en cuenta la necesidad de implementar acciones definidas y ejercer el seguimiento sobre ellas.

Ante la era postpandemia en una PYMEL, el análisis DAFO de la organización arroja como:

DEBILIDADES internas, entre otras, la ausencia de un plan de contingencia, así como de la  identificación de los servicios esenciales del ayuntamiento, junto a una inexistente organización articulada para el teletrabajo; falta de asistencia informática para el conocimiento de las herramientas más adecuadas para su puesta en marcha, realizado éste únicamente con los medios personales de los empleados públicos, al carecer la entidad local de recursos propios para que los empleados ejercieran sus funciones a distancia, así como la ausencia de un plan de comunicación interna y externa, una de las  debilidades más notorias que se ha hecho muy patente en esta crisis del COVID19.

Entre las AMENAZAS externas apreciadas durante esta situación tan anómala, destacan:

  • La ausencia en los primeros días, incluso semanas de canales de comunicación para el suministro de información desde otras administraciones supramunicipales hacia las entidades locales,
  • Las fake news,
  • La inseguridad jurídica ante la avalancha normativa derivada del Estado de Alarma.
  • La ausencia de asistencia técnica y jurídica a las pequeñas entidades locales por diversas administraciones públicas, más allá alguna excepción.
  • El olvido sufrido por la realidad que se vive en las PYMEL en diversas materias,  como puede ser el caso de los procedimientos para la obtención de certificados de empadronamiento y la necesidad del mantenimiento de la venta ambulante de productos de primera necesidad en municipios donde no cuentan con comercios que presten tales servicios, hacen que estas se hagan más acuciantes en momentos de crisis.
  • La baja/nula implantación entre la ciudadanía del certificado digital dificulta la tramitación de expedientes administrativos ante la ausencia de atención presencial,
  • La problemática manifestada en relación a las fuentes del derecho.

Fuente.- Twitter

Por lo que se refiere a las FORTALEZAS identificadas en la organización durante esta crisis del COVID19, se manifiesta el hecho de que al ser una organización pequeña existe una mayor rapidez de reacción ante los cambios que se sucedían, como la posibilidad del teletrabajo, el acceso a terminales e emails desde los hogares de los empleados públicos, así como la existencia de un gestor de expedientes electrónico ya implantado y la conciencia de los empleados públicos de salir adelante ante la situación de pandemia.

Las OPORTUNIDADES que, del análisis externo, apreciamos que ha traído consigo el COVID19 a nuestra administración, son variadas, desde la llegada de “algo similar” a lo que debe ser el teletrabajo, la posibilidad de celebración de sesiones telemáticas de los órganos de gobierno en situaciones catastróficas, hasta la toma de conciencia de la necesidad de un plan de comunicación interna y externa, para articular canales de información a la población de manera eficaz y eficiente, sencilla y clara.

Ante los resultados arrojados por el DAFO, el Análisis CAME facilita el diseño de acciones,  atendiendo a los resultados de los cuales que pueden obtenerse un mayor impacto y probabilidad de éxito, así como aquellas acciones que estén orientadas al cumplimiento de valores y proporcionar servicios de calidad a la ciudadanía,  y que dependen de acciones que la propia entidad local pueda desarrollar y controlar, ya que la inseguridad normativa y la falta de canales de información desde administraciones supramunicipales no pueden ser solventados por la propia PYMEL.

El análisis CAME permite articular una estrategia para:  

CORREGIR las DEBILIDADES:

  • Ante la ausencia de una estrategia de teletrabajo en la administración, la crisis del COVID19 ha permitido testear el “Teletrabajo en modo supervivencia” en aquellos puestos catalogados como servicios esenciales y que tenían la posibilidad de acudir a esta modalidad de trabajo, lo que permitirá, tras una evaluación de los resultados obtenidos (expedientes tramitados, gestiones finalizadas para las que nunca había tiempo…) depurar mecanismos de emisión de tareas, establecimiento de objetivos y directrices, así como mecanismos de remisión de obligaciones.

El teletrabajo se continua realizando en la actualidad con los medios de los que disponen en casa los empleados públicos, ante la inexistencia de recursos materiales para teletrabajar facilitados por la entidad local, por lo que se deberá  suministrar terminales para el teletrabajo y herramientas informáticas, así como ante la  ausencia de asistencia informática para guiarnos en las mejores recursos para teletrabajar con éxito, solicitar la asistencia informática a la mancomunidad para que guie a la plantilla en la implantación.

AFROTAR las AMENAZAS

Ante la imposibilidad de controlar la mejora de los canales de comunicación utilizados por otras administraciones para la remisión de información a las PYMEL, más allá de la queja y la sugerencia, así como afrontar la inseguridad jurídica ante la avalancha normativa que ha traído consigo el estado de alarma, solo queda luchar contra ella a través de la unión de los empleados públicos, tanto funcionarios de la administración local con habilitación de carácter nacional como técnicos, en la búsqueda de la mejor fórmula para resolver los obstáculos que las PYMEL tienen añadidas.

MANTENER las FORTALEZAS

El constituir una organización pequeña aporta mayor capacidad y rapidez de reacción, ya que el martes 17 de marzo, cuando se tomó la decisión por parte del órgano de gobierno de la entidad local de suspender la atención presencial, ya se pudo implantar el teletrabajo para la plantilla que presta sus servicios en las oficinas municipales, con los recursos antes mencionados.

Se ha demostrado que es posible gestionar el ayuntamiento a distancia, más allá del mantenimiento de una única persona para atención telefónica en el propio ayuntamiento, ya que no se ha querido hacer uso del desvío de llamada.  La existencia de un gestor de expedientes electrónico ya implantado ha sido una gran ventaja, así como la posibilidad de acceder al email corporativo ha sido esencial y a nuestros terminales.

Se ha de aprovechar la oportunidad prestada de “teletrabajo”, con los medios a nuestro alcance,  para demostrar las grandes posibilidades que brinda esta forma de gestión, incluso en una PYMEL, ya que si se ha podido salir adelante con los mínimos recursos facilitados por la organización, la situación de confinamiento en la que vivimos y el desarrollo del teletrabajo en aquellas casas donde hay niños pequeños y mayores a cargo, el teletrabajar en cuestiones óptimas será un gran impulso para la organización.

Partiendo de la evaluación de la labor desempeñada por cada empleado público, la definición de objetivos y las formas de implementación en cada puesto, así como del seguimiento  gestión de las tareas cumplidas, se podrá elaborar una estrategia de teletrabajo, en mi opinión, combinándolo con jornadas de trabajo presencial.

EXPLOTAR las OPORTUNIDADES

La necesidad de un plan de comunicación interno y externo se ha hecho más que patente en esta situación de crisis y avalancha de informaciones, algunas de ellas catalogadas como fake news, y en mi opinión, la entidad local más cercana al ciudadano, el ayuntamiento, es quien tiene la posibilidad de erigirse como principal canal de difusión de información de servicio público veraz, ordenada, sencilla y de referencia  para los vecinos, atendiendo a los principios de transparencia, no discriminación que ha de abanderar toda actuación desde el ámbito de lo público.

La elaboración de una estrategia de comunicación no puede realizarse sin estudio previo de la realidad de la organización y el municipio, los canales de comunicación ya existentes y las redes sociales más utilizadas por la ciudadanía, así como la formación con la que cuentan los empleados públicos y la posibilidad de asunción de estas tareas.

Los Funcionarios de la administración local con habilitación de carácter nacional, para muchos ciudadanos, los grandes desconocidos, han destacado a lo largo de la crisis en las PYMEL como esenciales para el mantenimiento de la prestación de los servicios a la ciudadanía y la seguridad jurídica.

Tras la revolución que estamos viviendo, esperemos que la administración pública no desande los posibles pasos realizados y que gestores y decisores tengan claro que cualquier tiempo pasado fue anterior.”

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